以辽宁省法院系统诉讼档案管理为实践

文 | 辽宁省法官培训学院 暴敬伟

诉讼档案是人民法院审判活动的客观真实记录，它既是人民法院诉讼活动的载体，又是研究社会制度变迁、法治文化发展的重要依据和必要条件。诉讼档案管理是用科学的原则和方法管理诉讼档案，并为司法实践提供服务的一项工作。为了全面履行诉讼档案管理职责，进一步发挥诉讼档案的证据证明和法治引导作用，各级法院需要从档案管理人员、档案管理基础设施建设、档案实体管理、档案信息化建设等方面进行规范和完善，既做到最大限度保护诉讼档案资料，又要充分开发和利用馆藏资源，服务审判执行和法治宣传工作，依法维护社会和谐与稳定。

目标即导向：诉讼档案规范化管理存在的主要问题

1.档案管理力量薄弱。诉讼档案产生于审判权，来源于诉讼活动，是案件审结后形成的诉讼文书、诉讼证据以及其他材料的集合体。近年来人民法院审理的案件呈爆发式增长，诉讼档案也水涨船高，档案管理人员短缺问题凸显。仅以辽宁省法院系统为例，目前，全省法院系统档案干部人均管理档案4万余卷，而《人民法院档案工作规定》要求每2万卷配备1人，已超出规定标准的50%以上，其中档案专业人员更是寥寥无几。管理力量薄弱成为制约人民法院档案管理工作进一步发展的瓶颈。

2.基础设施差，硬件不过关。近年来，尽管各级法院十分重视诉讼档案管理工作，加大了档案设施资金投入，但依然存在部分法院基础设施差，硬件条件不过关的现象。部分中基层法院档案管理条件差、设备老旧、档案库房消防设备滞后。还有个别法院由于库房空间不足，只能选择托管档案。这些都成为影响法院系统档案管理工作的障碍。

3.档案管理缺乏统一标准。辽宁省法院系统在档案管理方面存在一个显著的特点，就是诉讼档案归档各地区存在一定的差异性，无统一标准。主要反映在以下三个方面：

（1）档案机构隶属不统一。目前，全省法院系统档案机构隶属不统一，除个别法院成立档案科独立管理外，其余法院档案则隶属于办公室、计财处、研究室、审管办等不同部门管理。在全国法院即将实行省以下垂直管理的大趋势下，统一档案管理机构有利于全省法院系统的档案业务指导工作，因此势在必行。

（2）诉讼档案归档流程不统一。目前，法院系统诉讼档案在归档流程上，存在由书记员直接归档和审管办核查归档两种模式，流程的不统一加大了上级法院对下级法院的指导难度，不利于诉讼档案工作的统一管理和部署。

（3）诉讼档案卷内材料排序不统一。有的中基层法院在实际工作中，未严格执行最高人民法院下发的《诉讼档案管理办法》，卷宗材料排序不规范，同类卷宗内材料排序不同的现象较为普遍。

4.档案数字化工作相对滞后。目前，全国已开展档案数字化工作的高级法院有21家，中级法院有198家，辽宁法院系统仅有2个中级法院、1个基层法院初步开展了此项工作，与全国法院系统档案数字化工作相比，处于相对滞后状态。

5.档案晋级缺乏统一规范。根据《辽宁省机关档案工作评定办法》规定，为提高档案管理的整体水平，档案管理标准分为四个等级，可根据本单位的管理程度申请达标，已晋级档案的单位每三年进行一次复检。目前，虽然档案晋级单位较多，但真正坚持进行档案复检的法院少之又少。以辽宁法院系统为例，省特级11个，占全省法院比重8.3%；省一级4个，占全省法院比重3%。

6.诉讼档案超期归档问题严重，档案库房盘点难度大。由于案多人少矛盾突出，已经结案三个月以上未归档案占有相当大的比例，甚至有卷宗丢失的情况。库房盘点也多采取传统手工操作方式，存在交接繁琐、盘点不清、耗时费力等问题。而档案电子化可以很好地解决这些问题。

创新即完善：诉讼档案规范化管理的主要措施

1.加强档案管理力量。一是按照最高人民法院、国家档案局联合下发的《人民法院档案工作规定》的要求，健全法院系统档案机构的设置及加强档案人员的配备；二是加强档案业务培训，将档案人员的业务培训列入年度计划；三是制定奖励机制，对法院系统的优秀档案人员以地域为单位进行一定比例的年度表彰嘉奖，以此调动起档案人员的工作积极性；四是将诉讼档案管理纳入绩效考评方案进行督察和考核。

2.按章行事，统一标准。一是按照《人民法院档案工作规定》中“各级人民法院应当设立与其职能、任务相适应的档案机构”的要求，各级法院可以结合档案工作实际需要理顺各级法院档案机构的设立及隶属关系，便于档案工作的管理与业务指导；二是统一诉讼档案的归档流程。目前法院系统诉讼卷宗归档主要有两种方式，即：书记员整理成卷后直接到档案室归档和审管办核查案卷质量合格后盖章归档。从实际效果来看，后一种方法提高了归档的卷宗质量；三是贯彻落实《诉讼档案管理办法》，加强业务指导，加大档案交接中的审查力度，确保卷宗材料顺序的准确。

3.强化硬件投入，完善基础建设。依规矩成方圆，必须着眼规范化、专业化、制度化建设，进一步完善归档、保密、查阅、统计、鉴定以及移交等管理体系完备的档案制度，确保做到有章可循、有章必循。同时每个法院应当建设一至两个容量符合发展要求、具有现代化硬件设施的标准库房。要设置独立阅卷室，确保库房、办公区和阅卷室的“三分开”；要按照档案保管“八防”要求，配置密集架、空调、去湿机、温度计、测量仪、避光窗帘、防盗监控器、防盗门等设备。

4.加快推进档案信息化建设。纸质档案数字化是档案信息化工作中的核心工作。目前，纸质档案数字化主要有两种方式：一种是在案件办理过程中，采用对纸质诉讼材料同步数字化的形式；另一种是采用案卷归档后，对卷内材料进行集中处理的方式。采用归档后集中数字化的优点是操作简便，质量容易保障，尤其适合历史档案的扫描；采用同步数字化的优点是在案件办理过程中就能及时使用扫描的电子版本。诉讼档案数字化工作无论采取何种方式开展，都要遵循《人民法院电子诉讼档案管理暂行办法》的规定，重视统筹规划。